Alt for mange håndværksvirksomheder lever stadig i papiralderen. Det giver dobbeltarbejde og tunge arbejdsgange for alle i virksomheden og gør det svært at få overblik over forretningen. Med en digital platform til det administrative arbejde opnås der store besparelser på både tids- og ressourceforbrug. Læs med her og se hvordan.
Der er stadig mange håndværksvirksomheder, hvor store dele af administrationen af alt lige fra opgaver over time/sagsstyring og til faktureringsgrundet for de enkelte opgaver, stadig kun foregår eller foreligger på papir. Andre har digitaliseret dele af processen, som oftest i form af et økonomisystem.
Men faktisk er det i dag muligt at anskaffe en digital platform, der samler alt lige fra opgavestyring og timeregistrering over kvalitetssikring og til fakturering i et og samme system. Systemet hedder E-komplet og kan skabe store effektiviseringsgevinster allerede fra dag et.
Ingen installation eller dyr tilpasning
Systemet ligger i skyen. Det betyder, at der blot skal købes adgang til det antal brugere, der skal bruge systemet. Så kan de tilgå det fra deres mobil, tablet eller computer, uanset hvor de befinder sig. Der skal altså ikke først foretages dyre tilpasninger, sådan som det kendes fra mange økonomisystemer og der skal ikke installeres software nogen steder – når vi lige ser bort fra en app, der gør det muligt at bruge kameraet på medarbejdernes mobiltelefoner til registreringer i forbindelse med kvalitetssikring.
Systemets store styrke er, at alle informationer kun behøver at blive registreret én gang i modsætning til papirbaserede systemer. Her opstår der en stor mængde dobbeltarbejde, når f.eks. timesedlen fra en medarbejder skal konverteres til fakturalinjer i økonomisystemet.
Digital arbejdsgang fra tilbud til faktura
Men i E-komplet forbliver alle informationer i systemet, lige fra mester har givet tilbud og til opgaven er faktureret. Undervejs kan mester eller en administrativ medarbejder oprette opgaven i systemet og fordele den til de medarbejdere, der skal løse den for kunden.
Disse kan så registrere timer og materialeforbrug på opgaven. Det sker i systemet via deres mobiltelefon og materialeoplysninger, dimensioner og forskrifter omkring anvendelsen kan hentes ind fra leverandørens systemer. Derved er alle nødvendige oplysninger om de enkelte materialer altid er til rådighed – og der er ingen der skal gætte, hvilket varenummer der nu er brugt.
Via det indbyggede kvalitetsstyringssystem kan medarbejderen også dokumentere alle arbejdsprocesser og leverancer ved hjælp af billeder taget med mobilen. Så snart opgaven er løst, ligger alle oplysninger om tidsforbrug, materialer og så videre klar til fakturering, uden at nogen skal bruge tid på at flytte dem rundt mellem de forskellige delsystemer.
Bedre overblik over forretningen
Mester kan bruge oplysningerne fra systemet til at få et bedre overblik over rentabiliteten af de enkelte opgaver. Alle data kan eksporteres og anvendes i f.eks. Microsoft Excel, ligesom det er nemt at finde ud af, hvilke leverandører der bliver handlet mest hos, så mester kan forhandle sig frem til bedre rabatter hos dem.
Samtidig slipper mester for en del køreture rundt til byggepladserne. For al kommunikation om opgaverne foregår inde på den enkelte opgave i systemet – og mester kan nemt flytte rundt på eller omprioritere opgaverne, hvis det bliver nødvendigt.
Så ved at bygge hele sin forretning på en gennemdigitaliseret platform, bliver virksomheden væsentlig mere rentabel, ligesom overblik, reaktionsevne og effektivitet forbedres væsentligt hele vejen gennem forretningen.
