Business Insider fortalte forleden dag om nogle rigtigt dårlige vaner, som er med til at ødelægge dine mails. Og mine med. Samt folks opfattelse af dig som mail-afsender. Det er derfor værd at læse artiklen igennem. Her får du lidt stikord så du kan danne dig et grundlag, inden du læser artiklen (på engelsk).
Er det vigtigt?
I nogle mailprogrammer er det muligt at sætte en ”VIGTIG”-tingest på din email – en anordning som modtageren kan se med det samme. Inden du hæfter ordet VIGTIG på dine mails, så overvej kraftigt, om det vitterligt er vigtigt.
Smileyer og emoticons
Vi bruger dem hele tiden, når vi sender sms beskeder: smileyer og andre ikoner. Det skal du helst undlade at bruge for meget af i dine mails. Tænk på hvem du sender mails til, og tænk også på at nogen slår grafik fra i deres mailprogram.
Vær dig selv
Pas på at du ikke bliver for stiv og alt for høflig i dine mails. Skriv dine mails i et afslappet, men naturligvis også korrekt sprog.
Svar til alle
Åh nej… Her er du én blandt 25 andre, som har modtaget samme mail. Nu vil du sende afseneren et svar, men kommer til at vælge Svar til alle. Den store mailudveklsing er i gang, og de 25 andre tænker, at du er en kvajpande.
Send kopier med omtanke
Nogen synes det er vildt lækkert at man kan sende en mail af sted til person A og så angive Person B i CC-feltet. Er det nødvendigt at placere B dér? Behøver B en kopi af din mail?
Intetsigende emner
Når du kyler en mail af sted, så giv mailen en fornuftig og sigende emne-overskrift. Mange bruger timer på mails hver dag, så hjælp dem med at sortere og indeksere dine mails med gode overskrifter.
Tænk dig om
Hvis du er en anelse hidsig, når du for eksempel besvarer en email, så overvej at undlade at sende den med det samme. Put den i Udbakken, og genlæs den efter nogle timer. Måske er det en god ide at omformulere dig, så modtageren ikke får en stram mail fra dig.
Tjek din mailadresse
Hvilken mailadresse anvender du, når du skriver til kunder og forretningsforbindelser? Er det en intetsigende Hotmail eller Gmail-adresse? Overvej at bruge en prof mailadresse med solidt domæne.
Død over Comic Sans
For år tilbage opstod en hetz mod skrifftypen Comic Sans. Tænk nøje over hvilken skrifttype duy bruger i dine mails. Den skal være læsevenlig og nem at læse, især på smartphones.
