Den perfekte mail

Den perfekte mail

Dagligt sender og modtager jeg en hel del mails. Det foregår typisk på jobbet, hvor korrespondancen til tider er ivrig, men naturligvis også i fritiden, hvor en hobby som Nettips hurtigt kaster en del elektroniske breve af sig. Jeg faldt over en artikel på Lifehacker, hvor skribenten giver gode tips til folk, som skal skrive mails. Når der er så mange mails i luften, handler det nemlig om at få skrevet e-mails på den mest hensigtsmæssige måde. For at spare tid. Og for at gøre budskabet klart.

Først og fremmest skal der være et formål med din mail. Hvis det er en omgang ligegyldigt ordskvalder, så overvej at droppe hele ideen med at sende din mail. Tænk over at modtageren også bruger tid på at læse din besked. En af fiduserne ved mail er jo netop, at man hurtigt og nemt kan modtage svar fra folk. Derfor er det en god ide at gennemtænke, hvilket svar folk måske vil sende retur. Hvis dette er svært at få øje på, så er din mail måske overflødig?

Fokuser!
Fokuser på emnet i mailen. Hvad handler din mail om, og hvordan skal der fokuseres på emnet? Er der behov for et svar her og nu, eller er der tale om en e-mail, som sagtens kan stå ubesvaret hen i uger eller måneder? Er det nødvendigt at sende mailen af sted? Undgå også gerne at blande for mange emner sammen i en og samme mail. Det kan vanskeliggøre det for modtageren at tage stilling til for mange ting på én gang, og den videre korrespondance bliver desuden også meget nemmere, hvis man blot har et emne pr. mail. Husk også at det ikke behøver at være en livsroman du sender af sted. Skriv kort og præcist. Det kan være svært, men er absolut ikke umuligt.

Tænk også på e-mailen som en slags sms-besked, hvor du forsøger at skrive et indhold med højst fem sætninger. Det vil gøre din e-mail langt mere overskuelig, og det bliver nemmere for modtageren at læse og besvare den. Se link herunder til five.sentenc.es. Nu sidder du måske tilbage og tænker, at disse retningslinjer ikke holder i byretten. Det er muligvis rigtigt, men selve grundideen med korte, præcise mails tiltaler mig. Og sikkert også de mennesker, som får mails fra mig. Om jeg selv kan overholde reglerne, er en anden sag…

http://five.sentenc.es/

Læs også:

Skriv en kommentar

Din e-mailadresse vil ikke blive publiceret. Krævede felter er markeret med *