8 Excel-tricks som gør dig til Excel-ekspert

8 Excel-tricks som gør dig til Excel-ekspert

Microsoft Excel er ét af de mest benytte programmer på de danske arbejdspladser. Dog er det de fleste, som kun kan lave de mest grundlæggende opgaver i et regneark.

Dét synes vi er brandærgerligt, da Excel har en masse smart ”tricks” som ikke tager meget mere end et par minutter at lære.

I denne guide har Kasper Langmann fra Microsoft Office kursusvirksomheden Proximo samlet 8 tricks til Excel, som du kan tage og bruge her og nu – og vi tør godt garantere, at dine kolleger kommer til at blive misundelige på dine nye færdigheder.

Lad os straks komme i gang!

Tip 1: Indsæt kun værdier

Du har sikkert prøvet at kopiere nogle celler der skal indsættes et andet sted. Disse celler indeholder måske formatering der ikke passer ind i det nye sted. De kan også indeholde formler der bliver ødelagt når du indsætter dem et helt andet sted. I mange tilfælde er det slet ikke nødvendigt, at få formlerne med over til det nye sted – her skal formlernes resultater blot bruges.

I stedet for at bruge tid på at fjerne formateringen og skrive formlernes resultater ind manuelt, kan du bruge et smart tip til når du indsætter.

Marker cellerne og kopier som normalt. Eventuelt ved at bruge genvejen Ctrl + C (MAC: Cmd + C).

Marker det område hvor cellerne skal indsættes og brug genvejen Ctrl + V (MAC: Cmd + V) til at indsætte som normalt.

Før du gør noget andet, så kig efter en lille boks hvor der står (Ctrl).

Tryk på den og vælg ’Værdier’

Så er det KUN værdierne der er blevet indsat. Altså er formler blevet konverteret til deres resultat og formatering er ikke blevet kopieret med fra de oprindelige celler.

Tip 2: Hurtig kopiering af Excel ark

Du kender måske den langsomme (men normale) måde at kopiere et ark på?

Nemlig ved at højreklikke på det ark du vil kopiere, vælge ’Flyt eller kopier…’, vælge hvor det nye ark skal være og så huske at sætte et flueben i ’Opret en kopi’ før du trykker ’OK’.

Der findes en langt hurtigere måde (som endda er ganske simpel).

Hold CTRL-tasten inde.

Flyt din mus til at være over det ark du vil kopiere.

Hold venstre musetast nede og træk arket hen til der hvor du vil kopiere det til.

Giv slip på venstre musetast.

Så er dit ark kopieret. Ganske nemt og hurtigt.

Tip 3: Brug tabeller til hurtig formatering

I stedet for at bruge tid på at formatere dit datasæt i Excel, hvorfor så ikke bare gøre det med et par klik med musen?

Hvis din data er sat op i overskrifter i den øverste række (1 pr. kolonne) og data der fortsætter rækkevist ned, så er det oplagt at bruge en tabel.

Indsæt en tabel ved at markere en enkelt celle i datasættet og tryk på fanen ’Indsæt’ og derefter ’Tabel’.

I den pop-up boks der kommer frem trykker du på ’OK’.

Derefter er din tabel allerede formateret, så du behøver egentlig ikke gøre noget ved den.

På ganske få klik kan du altså få tabeller til, at lave et layout til dit regneark (som ville tage meget længere tid at gøre manuelt).

Tip 4: Brug Datalinjer til at få et hurtigt (og visuelt flot) overblik over data

Datalinjer giver et overblik over hvilke celler der indeholder høje tal i forhold til andre celler i det markerede område.

Ud over det kan det se ret imponerende ud for det utrænede Excel-øje. Sådan gør du:

Marker den data der skal datalinjer på.

Tryk på knappen ’Betinget Formatering’ på fanen ’Hjem’.

Hold musen over ’Datalinjer’ og vælg den type og farve du gerne vil have.

Det passer oftest bedst hvis du vælger data i 1 kolonne og bruger Datalinjer.

Hvis du have flere datalinjer på mere data i arket, så brug dette tip på hver enkelt kolonne fremfor på dem alle på én gang.

Tip 5: Filtrer din data

Ofte har man ikke brug for at se alt data i et datasæt, men blot de enkelte vigtige ting.

Når din data er struktureret som en liste (som i tip 3) kan du nemt og hurtigt fjerne data du ikke skal bruge med filtre.

Sådan gør du:

Tryk på en celle i datasættet, og tryk derefter på fanen ’Data’.

Tryk på ikonet, som ligner et kaffefilter.

Derefter kan du se nogle små knapper med pile på ved hver overskrift i dit datasæt.

Du kan trykke på pilene for at vælge hvilken data der skal med og hvilken der ikke skal med.

I eksemplet her vil jeg kun se data for marts måned. Jeg har derfor fjernet fluebenene i alle de andre måneder.

Tip 6: Indsæt en kommentar

Det ser klodset ud når folk skriver kommentarer ind i celler i et Excel-ark. Og det bliver hurtigt meget uoverskueligt.

Det findes der heldigvis en løsning på! Nemlig ”Kommentarer”.

Hvis du vil indsætte en ”rigtig” kommentar, så marker en celle og brug genvejen Shift + F2 (MAC: Fn + Shift + F2).

Så kan du skrive lige hvad du vil. Når du er færdig trykker du på Esc-tasten 2 gange.

Kommentaren bliver derefter skjult. Hvis du holder musen over cellen så bliver kommentaren vist.

Du kan se hvilke celler der indeholder kommentarer på den lille røde pil i øverste højre hjørne af cellen.

Hvis du vil slette den igen: Så marker blot cellen hvor kommentaren er i, gå hen i fanen ’Gennemse’ og tryk på ’Slet’.

Tip 7: Frys ruder

Når du har et datasæt der strækker sig over mange rækker, og nogle overskrifter som er placeret i øverste række (række 1), så kan det være besværligt at holde styr på hvilke tal der hører ind under hvilken overskrift når du bevæger dig langt ned i datasættet.

Dette kan heldigvis løses med funktionen ’Frys Ruder’ i Excel. Den gør nemlig, at overskrifterne hele tiden er synlige, mens du scroller ned i arket.

Du skal markere rækken lige under dine overskrifter. Hvis overskrifterne er i række 1 skal du derfor markere hele række 2.

Derefter trykker du på fanen ’Vis’ og derefter knappen ’Frys Ruder’. Her vælger du den første mulighed: ’Frys Ruder’.

Nu ser du at dine overskrifter forbliver i toppen af arket når du scroller længere ned i datasættet. Du kan derfor hele tiden se på dem, så du ikke mister overblikket over hvad din data betyder.

Tip 8: Formatpensel

Formatpenslen er et overset værktøj i Excels værktøjskasse. Den giver dig mulighed for lynhurtigt at kopiere formatering fra én eller flere celler til en eller flere andre celler. Se videoen nedenfor og lær hvordan du bruger formatpenslen.

https://www.youtube.com/watch?v=g4RxDR_NLmY

Tip: Hvis du vil lære mere om formatpensel i Excel, så anbefaler vi dig denne guide.

Det var altså 8 tips til Excel, som du kan tage og bruge her og nu. Du har lært:

  1. Indsæt kun værdier
  2. Hurtig kopiering af Excel-ark
  3. Brug tabeller til hurtig formatering
  4. Brug af datalinjer
  5. Filtrering af data
  6. Indsæt kommentar
  7. Frys ruder
  8. Formatpensel

Har du også et tip til Excel?

Så del det i en kommentar herunder!

Related posts

Leave a Reply

Din e-mailadresse vil ikke blive publiceret. Krævede felter er markeret med *